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2018-08-20 00:05經濟日報 吳明憲

  最近因為嚴格執行開會時不准接聽與滑手機的規定，而感受到會議效率提高不少。

這讓我想起觀察過的夥伴公司，老闆不管業績的好壞，開口閉口就是要Cost Down（降低成本），但喊著Cost Down的同時又非常喜歡開會，如果那是一場會而不議，議而不決，決而不行的會議，會議室的冷氣、會議行政作業、每個與會的主管時間與機會成本，我想，那才是真的浪費成本。

  上班族都有會議的經驗，但很少有愉快的經驗，我們常會在會後抨擊會議的一切，但我們卻不願意在會議前或會議中充分溝通，也不願意發言。

  為什麼會如此呢？依我在兩岸公司主持會議的經驗，很多人是因為擔心在會議中認真的討論、商議提出自己真實的看法，若立場和別人不同，可能會得罪其他人，對未來造成不必要的困擾，因此乾脆不發言以求自保。

  於是又回到會而不議，議而不決，決而不行的惡性循環中。

為了避免上述情況發生，我在公司特別設計了一套會議進行的準則。

  首先，會前先議。只要是會議中討論的案子，我要求相關單位先行討論溝通，會議中直接報告「為什麼要做，解決什麼問題，如何做，預期的效益等」。因此會議中的內容，各相關單位已有初步的共識，同時也有提案負責人員做好各項會議資料的準備。

  其次，議而討論。有初步共識的案子，在會議中討論時，與會成員都必須針對此案提出看法，然後由與會成員投票表決，為避免舉手投票過程中因透明表達立場而喪失投票的真實性，我們採取匿名投票，主席再依投票結果表達該案贊同或否決的裁示。若屬重大決策，無法立即決定，也會對接下來案件的處理流程與時間做明確的規範，盡量不留下議而不決的案子。

  若是臨時提案，雖然資料沒有蒐集的很完整，但我也要求不能只是丟出一個問題，也應依循「為什麼要做，解決什麼問題，如何做，預期的效益」的邏輯提出。

第三，決後執行。每次會議都做會議紀錄，並清楚記錄每一個已決議案的目標、由誰執行、多久完成，列為未來定期追蹤目標。同時我也要求會議記錄要在24小時內完成，同時發給與會人員，讓大家知道，所有案子都已納入記錄。

除此之外，我每次主持的會議都會訂出會議時間，而且要求一定要在時間內完成會議，這種示範，也會潛移默化的深植於其他主管心中，無形中改善大家推、拖、拉的習性，養成效率的文化。

  最後就是開會紀律的的要求，我要求遲到者要站著開會，同時會議中完全不能使用手機，因為若有非處理不可的急事，一定會有其他同事透過秘書、助理或其他人員向會議主席報告後再去處理。

  用簡單的原則去管理會議，推行一年下來，我們的會議時間一年減少200多個小時，若以量化指標去試算所節省成本，也相當可觀。當然更重要的就是，最高主管一定要以身作則，不能說一套做一套，因為總經理說一套做一套，員工馬上就知道，那麼你所要推的任何管理作為，就不會有人當真。

（作者是天津台商高階主管）