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工作生活平衡台／總量控制時間資源

時間是有限的資源，因為有限，所以總量控制極為重要，如何去除或減少不必要的時間使用方式，將時間用在最需要使用的地方，是要達到工作和生活平衡最重要的關鍵之一。

聽來好像是老掉牙的基本常識，不過你是否曾經想過自己在工作時是專注在「時間總量」還是「工作總量」？

同樣做一件工作，經常加班者和總是能準時下班者的最大差別，經常在於能準時下班者是以被給予的「時間總量」為前提，不論如何都在時間內完成工作；而經常加 班者常以「工作總量」而不是以「時間限制」的前提來進行工作，為要把工作做到盡善盡美，多花些時間也在所不惜，不會特別考慮「時間資源」問題。

日本的製造業向來以有效利用「KAIZEN」（改善）等高度工廠生產線管理方式聞名，在工廠的作業流程中，徹底排除沒必要的作業，不浪費任何一分的時間和資源。說到生產線，最重要的就是這項工作要決定何時開始何時結束，隨時都以「時間有限」為前提，徹底控制流程和時間。

日本的時間管理普及協會認為，雖然辦公室工作突發狀況多，也不一定能將工作內容制式化，但要能有效工作減少加班，首先要先對自己進行「時間」的意識改革，像生產線般儘量確實掌握工作的「開始」和「結束」時間。

四個時間概念

過程中的關鍵包括時時意識和兼顧工作時的「四個時間」面向：包括「只和自己一個人有關的工作開始時間」、「只和自己一個人有關的工作結束時間」、「和別人相關的共同工作開始時間」、「和別人相關的共同工作結束時間」。

工作效率不彰的情形大多是只意識到「和別人相關的共同工作開始時間」及「只和自己一個人有關的工作結束時間」。大家開會可能準時開始，卻無法在預定時間結束。

自己的工作有完成期限，卻不知何時是最適當開始的時間。但如能同時掌握到另兩個時間面向，以此前提規劃整體時間表，預期完成的可能性就有效增加。

六個工作分類

除了四個時間面向，時間普及管理協會也建議，配合下列六個工作分類幫助自己整理思緒，決定工作優先順序。包括將工作種類分為「事先可預知的」和「突發 的」、工作處理方式分為「非得現在做」和「之後再做」、工作的主體是「非得自己做」還是「可以委託他人做」。以這些相關前提來徹底考慮工作流程中是否有可 改進和去蕪存菁之處。

日本著名的網路廣告公司CyberAgent在社內業務時間控制上就有相當成果。他們利用「去蕪」（MUDATORI）會議將部門提當的業務全面列出，並 分類為核心業務和例行的行政業務，並特別徹底檢視行政業務內容，將其分為可以廢除、簡化、轉移、標準化、改善效率或重新思考等大類。除部門整體外，部門內 全員也配合設定個人目標，改善花在核心業務和行政業務比例上的時間，有效提高時間運用。

（作者是日本達以安資產管理公司（DIAM）企畫部資深經理，專欄僅代表個人立場。本專欄隔周五刊登）

【2012/02/10 經濟日報】