synton的部落格

職場新鮮事／開會

「下禮拜一針對如何提升本季業績，召開會議，請大家務必提出自己的看法」。很多會議就是在這種「命題模糊」的情況下召開，因為焦點不明確，因此變成「會而不議、議而不決、決而不行」。

會議是要算經營成本的，「人數X時間X薪資單價」就是會議的成本，一個沒有效率的會議，不但浪費經營成本，造成無端的時間浪費，通常還是延長員工下班時間的罪魁禍首。

有效率的會議，首先要有明確的討論議題，那種「如何提升本季業績」的命題，可以預期絕對不會有什麼結論。

因為提升業績本來就是每個公司時刻關注的焦點，因此議題的訂定，應該事先有書面資料，例如本季到目前的業績是多少？那些人沒有達到標準？現行的可能做法有那些？該如何才能在現有的資源下如期達成目標。

開會之前，主持人如果沒有清楚的定義出開會重點，只是要大家提方案，那註定是一場浪費時間的無效會議。

會訂出「請大家提出想法」式的會議，通常代表主持人自己心裡也沒個底，開會只是想聽聽大家的意見；或是個性太鄉愿，不敢清楚表達自己的意見，怕破壞開會氣氛。

要開有效率的會，主持人通常也就是部門主管，自己要先把會議內容、討論焦點，事先弄出大綱，用書面或電子郵件的方式，讓與會者提早知道，並濃縮出幾個焦點討論議題。

這樣與會的人有事先思考的方向可循，會後才能有確實可行的結論出來，否則會議終將「議而不決、決而不見得可行」。

很多會議無法準時結束，原因就出在事先沒有訂出討論焦點，只訂出大方向要大家「討論」，這一討論下來，你一句我一句，甚至淪為部門推卸責任、互相攻擊的場面，讓會議焦點被模糊，又怎會有效率和結論可言。

此外，會議也最怕「決而不行」，開完會沒有人繼續追蹤進度，這樣的會議也是無效會議，部門主管應在會議結束後，清楚做出結論，並緊盯進度，不要以為每個人都會自動自發，畢竟員工手上都有正在執行的工作，會議之後時刻關心進度，有突發狀況就立刻解決，這樣的會議才算是有效率。

【2013/12/01 經濟日報】