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工作生活平衡台／可視化工作流程

在你的職場，是否總有些人長時間加班但又好像看不出他們達成什麼特別的成果，反而老是覺得他們被時間追著跑？又或者有些同事白天好像晃來晃去，好像到了傍晚 才開始猛工作，結果總是造成長時間工時，不僅本人累壞身體，與其工作相關的團隊的進度也被拖延，公司方面也要負擔相當的加班費，是典型的三輸局面。

雖然工作無法如期完成或長時間加班的原因可能是多方面的，但至少可先用檢視全面工作流程，做為整理和分析的依據，讓整個工作流程「可視化」。

之前在專欄中提到日本專家建議可試著用早上的第一封郵件來整理自己思緒，列出自己一整天想做的工件和每項工作可能花費的時間。

之後一天結束時也可再度用簡短的郵件，回顧在時間的運用上和品質上是否與早上計畫相符。

經過一周或一段時間後將這一段時間的工作內容做一個整理和分類，最好能做成大表一目瞭然，看自己在哪一些工作上花最多時間（營業、內部會議、企畫等等）、 而那些工作是否又都是最重要項目；還是自己都把時間花在雜事和外出的交通時間等。特別是有加班的日子時，特別要仔細看看什麼是造成自己加班的原因。

方式聽來簡單，如果有機會去和職場中的很多人聊天時，可能會發現許多人從未真正有機會靜下心來檢視自己一天的活動內容和時間分配，只是任由時間和很多外界突發事情拉著自己走。

當有機會將自己所有的行程攤出來看並分類分析時，才能找到問題的第一步。當主管在團隊中執行類似計畫時，一定要和下屬做相關的討論和共同尋找解決之道，協助其儘量去除和減少花在不重要工作的時間，將有限精力和時間花在最重要項目上，在時間分配上找到平衡點。

日本著名的文具製造商KOKUYO就是推行上述工作流程可視化極為成功的企業之一。

從2008年起開始推行「工作方式改善計畫」，成立專門小組針對原本公司內部會議時間長、業務共有化程度不足、加班率也高等問題，採取上述徹底分析工作流 程方式，將業務和資料都有效地數據化存檔，分析每位員工一周工作內容和優先順序整理，達到共有業務和改善時間管理的效果，極有效地減少了加班時間。

少了加班，員工有好品質的個人時間和生活去從事自己想從事的活動，對工作的滿意度也大幅提高，是員工和企業雙贏、生活和工作都能達到平衡的佳例之一。

(作者是日本達以安資產管理公司"DIAM"企畫部資深經理，專欄僅代表個人立場。本專欄隔周五刊登。)

【2011/12/02 經濟日報】